Una IPS de transporte de pacientes vive de dos resultados que casi nunca caminan juntos: prestar bien el servicio y lograr que ese servicio se pague. Por eso los indicadores que de verdad importan se dividen en dos familias. Los KPIs operativos dicen si los traslados se programan, se ejecutan y quedan soportados como se debe. Los KPIs financieros dicen si esa operación se está convirtiendo en caja: cuánto se glosa, cuánto se demora el pago y cuánto cuesta cada viaje. Medir solo la operación deja ciega a la administración; medir solo lo financiero deja sin causa raíz a los problemas. Hay que medir las dos.
A continuación encontrarás los indicadores clave con su fórmula conceptual, para qué sirve cada uno y cómo decidir con ellos. No usamos cifras inventadas: lo que entrega valor no es un número de referencia, sino verlo con los datos reales de tu propia operación, segmentado por EPS o aseguradora, por ruta, por conductor y por vehículo.
KPIs operativos: ¿se está prestando bien el servicio?
Los indicadores operativos miden la ejecución del servicio frente a lo que se autorizó y se programó. Son la base de la calidad asistencial y, además, el origen de buena parte de las glosas. Estos son los que no pueden faltar:
Cumplimiento de traslados programados
Mide qué proporción de los traslados que se programaron para el día efectivamente se realizaron. Fórmula conceptual: traslados ejecutados / traslados programados × 100. Es el termómetro diario de la operación. Una caída sostenida revela problemas de flota, de conductores o de coordinación, y suele anticipar reclamos del pagador y del paciente.
Traslados ejecutados vs autorizados
Compara los servicios realmente prestados contra los que la EPS o aseguradora autorizó. Fórmula conceptual: traslados ejecutados / traslados autorizados × 100. Sirve para detectar dos riesgos opuestos: ejecutar por encima de lo autorizado (que casi siempre termina en glosa) o dejar autorizaciones sin usar (servicio que se podía prestar y se perdió).
Porcentaje de servicios con evidencia completa
Mide cuántos traslados quedan con todos sus soportes: autorización, orden, hora, kilometraje, firma del paciente o acompañante y demás documentos que exige la norma vigente. Fórmula conceptual: servicios con evidencia completa / servicios ejecutados × 100. Es uno de los indicadores que más impacta el dinero: sin evidencia, la factura no se sostiene, y es la primera causa que el pagador usa para glosar.
Novedades y cancelaciones
Cuantifica los servicios que no se prestaron como estaba previsto: cancelaciones del paciente, no presentación, fallas de vehículo o reprogramaciones. Fórmula conceptual: traslados con novedad / traslados programados × 100. Ayuda a separar lo que es responsabilidad de la IPS de lo que es ajeno, y a documentar las novedades para no asumir costos ni glosas que no corresponden.
Productividad por conductor y por vehículo
Mide cuántos traslados realiza en promedio cada conductor o cada vehículo en un periodo. Fórmula conceptual: traslados ejecutados / número de conductores activos (o vehículos activos) en el periodo. Permite balancear la carga, detectar recursos subutilizados o saturados y dimensionar la flota frente a la demanda autorizada.
% Cumplimiento de traslados
Ejecutados / programados × 100. El termómetro diario de la operación y la calidad del servicio al paciente.
Ejecutados vs autorizados
Ejecutados / autorizados × 100. Evita facturar por encima de lo autorizado y perder cupos.
% Evidencia completa
Servicios con soportes / ejecutados × 100. Sin evidencia no hay factura que se sostenga.
Productividad conductor/vehículo
Traslados / recursos activos. Balancea la carga y dimensiona la flota frente a la demanda.
% y valor de glosas
Valor glosado / valor radicado × 100. Mide qué tanto del cobro objeta el pagador y por qué.
Días de cartera y costo por traslado
Rotación del cobro y costo medio por viaje. Dicen si la operación se vuelve caja y si es rentable.
KPIs financieros: ¿el servicio se está cobrando y es rentable?
Los indicadores financieros traducen la operación en dinero. Aquí se ve si los traslados bien prestados se están pagando, en cuánto tiempo y dejando margen. Son los que conectan directamente con el flujo de caja de la IPS.
Tasa de glosa (% y valor de glosas)
Mide qué porcentaje del valor radicado fue objetado por el pagador. Fórmula conceptual: valor glosado / valor radicado × 100. Conviene seguir tanto el porcentaje como el valor absoluto, y desglosarlo por EPS o aseguradora y por causa de glosa. En transporte de pacientes la glosa suele concentrarse en evidencia incompleta o en servicios facturados que no coinciden con lo autorizado, así que este KPI casi siempre apunta de vuelta a un indicador operativo.
Días de cartera / rotación
Indica cuánto tarda en promedio el pagador en cancelar lo facturado. Fórmula conceptual: (cartera por cobrar / facturación del periodo) × días del periodo. Es el indicador de salud del flujo de caja: una cartera que se alarga ahoga la operación aunque la facturación crezca. Conviene mirarla por edades (30, 60, 90, más de 90 días) y por pagador.
Tiempo de radicación
Mide cuántos días pasan entre la prestación del traslado y la radicación de la factura ante el pagador. Fórmula conceptual: promedio de días entre fecha de servicio y fecha de radicación. Cada día que se demora la radicación es un día más de cartera. Un tiempo de radicación corto y estable es señal de un proceso administrativo aceitado.
Costo por traslado
Mide cuánto le cuesta en promedio a la IPS realizar cada viaje, incluyendo combustible, conductor, mantenimiento y administración. Fórmula conceptual: costos totales de operación / número de traslados ejecutados. Comparado contra la tarifa reconocida por el pagador, revela el margen real por servicio y permite decidir qué rutas o contratos conviene sostener.
Cómo decidir con estos indicadores
Un KPI aislado informa poco; el valor aparece al leerlos en conjunto y buscar la causa raíz. Algunas lecturas típicas en transporte de pacientes:
- Glosa alta + evidencia baja: el problema no es el cobro, es el soporte. La palanca es subir el porcentaje de servicios con evidencia completa antes de radicar.
- Cartera larga + radicación lenta: el dinero existe pero llega tarde porque se factura tarde. La palanca es acortar el tiempo de radicación.
- Ejecutados por encima de autorizados: riesgo de glosa segura. La palanca es controlar la autorización antes de programar el traslado.
- Costo por traslado cercano o superior a la tarifa: ruta o contrato sin margen. La palanca es renegociar, reorganizar rutas o ajustar la asignación de flota.
- Cumplimiento bajo en un conductor o vehículo: problema localizado. La palanca es revisar productividad y novedades de ese recurso, no de toda la operación.
La condición para todo esto es tener los datos limpios y al día. SIGD entrega estos indicadores con la información real de la operación, para decidir con datos y no con corazonadas.
Cómo entrega SIGD estos indicadores
SIGD es el proceso de gestión de Gestiova para transporte de pacientes, y uno de los más completos y modernos de Colombia para este sector. Su diferencial es justamente lo que hace posible medir bien: los datos y los indicadores no son un anexo, son el resultado natural de la operación. Cada autorización, cada traslado, cada evidencia, cada radicación y cada glosa quedan registradas en el mismo flujo de trabajo. Los KPIs se construyen sobre información que ya existe, no sobre planillas paralelas que alguien debe llenar y conciliar.
En la práctica, eso significa que el cumplimiento, los ejecutados vs autorizados, la evidencia, la tasa de glosa, la cartera, el tiempo de radicación y el costo por traslado están disponibles al día y segmentables por EPS o aseguradora, ruta, conductor y vehículo. Cuando un indicador se desvía, la trazabilidad del propio flujo permite ir hasta el traslado o la autorización que lo originó. Así la administración decide con evidencia, y los datos dejan de ser una tarea para volverse un diferencial competitivo.
Preguntas frecuentes sobre KPIs de transporte de pacientes
Gestiova S.A.S — Cali, Colombia
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