La respuesta corta a la pregunta que más quita el sueño en una IPS de transporte de salud —"¿cuánto me debe realmente la EPS?"— es que tu deuda real no es lo que facturaste. Es lo que radicaste formalmente, lo que la EPS reconoció como válido y lo que efectivamente te pagó, descontando las glosas que aceptaste. La conciliación de cartera es el ejercicio que cruza esos tres estados y deja al descubierto el saldo que de verdad te corresponde cobrar.
Muchas IPS de transporte miran solo el total facturado y asumen que esa es su cartera. Es un error costoso: entre lo que cobras y lo que la EPS paga hay varias brechas donde se pierde plata sin que nadie lo note. SIGD cruza lo facturado, lo radicado y lo pagado, para que veas con claridad tu cartera y no dejes plata sobre la mesa.
Los tres estados de tu cartera: facturado, radicado y pagado
Antes de conciliar hay que entender que una misma prestación de transporte puede estar en estados distintos al mismo tiempo. Confundirlos es la causa número uno de carteras infladas que no se recuperan. Estos son los tres estados que debes cruzar:
Facturado (lo que cobré)
El valor total de las facturas de venta que emitiste por los traslados prestados. Es el punto de partida, pero no es lo que vas a recibir: es solo la intención de cobro.
Radicado (lo que entregué a la EPS)
La porción de lo facturado que entregaste formalmente a la EPS con todos sus soportes y dentro del plazo. Lo facturado pero no radicado todavía no le exige nada a la EPS.
Reconocido / Pagado (lo que la EPS aceptó)
El valor que la EPS validó como correcto y abonó. La diferencia entre lo radicado y lo pagado son glosas en discusión o recobro pendiente de gestionar.
Glosa (lo que descuento)
La objeción de la EPS a un valor radicado. Si la aceptas, sale de tu cartera real; si no la aceptas, sigue siendo tuya y debe ir a recobro hasta resolverla.
La fórmula práctica de tu cartera real es sencilla de enunciar y difícil de calcular a mano: parte de lo radicado, réstale las glosas aceptadas y compáralo con lo pagado. Lo que la EPS reconoció pero aún no abonó es tu cartera viva; lo que no reconoció y tú no aceptas es la base de tu recobro.
Cómo conciliar la cartera paso a paso
Conciliar no es cuadrar un total: es cruzar factura por factura los tres estados, por cada EPS y por cada periodo de radicación. Este es el flujo que toda IPS de transporte debería poder ejecutar mes a mes:
Consolidar lo facturado
Reúne todas las facturas de venta de transporte del periodo, por EPS, con su valor y los traslados que las soportan. Este es tu universo de cobro inicial.
Verificar lo radicado
Identifica qué facturas se radicaron efectivamente ante la EPS con sus soportes y dentro del plazo. Lo facturado pero no radicado es una alerta inmediata.
Cruzar contra lo pagado
Compara cada radicación con los pagos y reconocimientos de la EPS. La diferencia te dice qué está pendiente y por qué motivo.
Clasificar glosas
Separa las glosas aceptadas (que salen de tu cartera) de las no aceptadas (que defiendes). Solo las no aceptadas alimentan el recobro.
Calcular edades de cartera
Ordena el saldo pendiente por antigüedad desde la radicación para priorizar el cobro y vigilar los plazos de pago según la norma vigente.
Obtener el saldo conciliado
Cierra con la cartera real conciliada por EPS: lo que te deben de verdad, lo que está en recobro y lo que ya puedes dar por perdido si lo aceptaste.
Glosas: dónde se esconde la plata que crees tener
Las glosas son el punto donde más cartera se evapora en silencio. Una glosa es una objeción de la EPS a un valor que radicaste, y su manejo define cuánto recuperas. Hay que distinguir dos tipos:
- Glosas aceptadas: reconoces que la objeción es válida (un soporte faltante, una tarifa mal aplicada, un dato del traslado incorrecto). Ese valor sale de tu cartera real y no debes seguir contándolo como deuda.
- Glosas no aceptadas: consideras que la prestación fue correcta y la objeción no procede. Ese valor sigue siendo tuyo y debe pasar a recobro, con sus soportes, hasta que la EPS lo pague o se resuelva el desacuerdo.
El error frecuente es no clasificarlas: la IPS deja todo "pendiente" sin distinguir lo que ya perdió de lo que aún puede ganar. Sin esa separación, ni cobras lo recobrable ni depuras lo que ya no existe, y la cartera deja de reflejar la realidad.
Edades de cartera y recobro: priorizar antes de que sea tarde
Las edades de cartera clasifican lo que te deben según el tiempo transcurrido desde la radicación, en tramos como 0 a 30, 31 a 60, 61 a 90 y más de 90 días. Su utilidad es directa: la cartera más antigua es la de mayor riesgo de quedar sin recuperar, así que es la que debe gestionarse primero.
Cruzar las edades de cartera con el estado de cada factura te permite priorizar el recobro de forma inteligente: persigues primero lo más viejo y lo de mayor valor, vigilas el cumplimiento de los plazos de pago según la norma vigente y reclamas las glosas no aceptadas antes de que pierdan oportunidad de gestión. Sin esta vista, todas las facturas parecen igual de urgentes y, en la práctica, ninguna se cobra a tiempo.
Por qué se pierde plata sin conciliar
Cuando una IPS de transporte no concilia, no es que deje de cobrar: es que cobra a ciegas. Estas son las fugas más comunes que solo se ven al cruzar los tres estados:
- Facturas emitidas y nunca radicadas: servicios prestados que jamás llegaron formalmente a la EPS y, por tanto, nunca van a pagarse.
- Glosas que se asumen como pérdida sin discutir: objeciones que se podían defender en recobro y se dieron por perdidas por falta de seguimiento.
- Cartera vencida que envejece sin gestión: saldos que superan los plazos según la norma vigente y se vuelven incobrables por inacción.
- Pagos parciales no aplicados: abonos de la EPS que no se cruzan contra la factura correcta y dejan la cartera distorsionada.
- Dobles cobros o subcobros: diferencias entre lo facturado y lo realmente prestado que, sin conciliación, nadie detecta.
Cómo SIGD concilia tu cartera de punta a punta
SIGD de Gestiova S.A.S es uno de los procesos más completos y modernos de Colombia para gestionar el transporte especial de salud, y la conciliación de cartera es una de sus piezas centrales. En lugar de cuadrar planillas a mano, SIGD cruza automáticamente lo facturado, lo radicado y lo pagado por cada EPS y por cada periodo, descuenta las glosas aceptadas y deja visible únicamente tu cartera real.
Al concentrar todo el proceso —del traslado a la factura, de la radicación al pago— en un solo flujo de punta a punta, SIGD te da claridad sobre dónde está cada peso:
- Cruce automático de facturado, radicado y reconocido por EPS y por periodo, sin reprocesos manuales
- Clasificación de glosas aceptadas y no aceptadas, con la base lista para el recobro de lo que defiendes
- Edades de cartera calculadas en tiempo real para priorizar el cobro de lo más antiguo y de mayor riesgo
- Saldo conciliado por EPS: lo que de verdad te deben, lo que está en recobro y lo que ya depuraste
- Trazabilidad de punta a punta desde el traslado prestado hasta el pago efectivo, sin perder el hilo
El resultado es confianza: dejas de discutir con planillas que nunca cuadran y empiezas a cobrar sobre datos conciliados. Así SIGD cruza lo facturado, lo radicado y lo pagado, para que veas con claridad tu cartera y no dejes plata sobre la mesa.
Preguntas frecuentes sobre conciliación de cartera
Gestiova S.A.S — Cali, Colombia
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