Facturar a una EPS los traslados de transporte especial de pacientes no termina con el viaje ejecutado: empieza ahí. El traslado registrado debe convertirse en una factura electrónica de venta ante la DIAN, acompañarse de los RIPS que describen el servicio prestado y radicarse como un paquete completo ante la entidad responsable de pago. Cuando ese ciclo se hace a mano —agrupando autorizaciones, buscando tarifas en una hoja de cálculo y armando archivos por separado— aparecen errores que después se traducen en glosas y en cartera que se demora en recuperarse.
La buena noticia es que el proceso es ordenado y repetible. Si entiendes la secuencia —pre-facturación, tarificación, conceptos, factura electrónica, RIPS y radicación— puedes facturar con precisión y reducir los rechazos. SIGD convierte cada traslado ejecutado en factura electrónica y RIPS, agrupando por tarifas y conceptos sin digitar dos veces, lo que hace de su proceso de facturación uno de los más completos y modernos para transporte de salud en Colombia.
Pre-facturación: agrupar los traslados ejecutados
Todo cobro a la EPS parte de los traslados que efectivamente se prestaron. La pre-facturación es el paso en el que se agrupan los traslados ejecutados de un período —por cliente, EPS y autorización— en un borrador que aún no es factura definitiva. Este borrador permite revisar, depurar y corregir antes de emitir el documento legal, que es justamente donde se evitan la mayoría de glosas.
En la pre-factura conviene verificar al menos lo siguiente:
- Que cada traslado tenga su autorización vigente y que esté dentro del tope de servicios autorizados por la EPS.
- Que los datos del usuario (documento, tipo de afiliación, régimen) estén completos y consistentes.
- Que no se cuelen traslados cancelados o duplicados, especialmente en viajes redondos donde ida y regreso se registran por separado.
- Que el período facturado corresponda al acuerdo de radicación con cada EPS.
Tarifas: valorar según el cliente, la EPS y el régimen
Una vez agrupados los traslados, cada uno debe valorarse con la tarifa que le corresponde. En transporte especial de salud las tarifas no son únicas: dependen del cliente o la EPS contratante, del régimen del usuario y de las condiciones negociadas en el contrato. Aplicar una tarifa equivocada es una de las causas más frecuentes de diferencias y glosas al momento de la radicación.
Por eso la valoración debe responder a la combinación correcta de cliente/EPS, régimen y tipo de servicio, todo según la norma vigente y los acuerdos contractuales. Mantener un maestro de tarifas actualizado y aplicarlo de forma automática a cada traslado evita el cálculo manual y las inconsistencias entre facturas de un mismo período.
Conceptos: qué se cobra en cada traslado
Una factura de transporte de pacientes rara vez es un solo valor. Cada traslado puede desglosarse en varios conceptos que la EPS espera ver discriminados:
- Servicio de traslado: el valor base del transporte del paciente según la tarifa aplicable.
- Acompañante: cuando la autorización contempla un acompañante autorizado para el usuario.
- Conceptos complementarios: recargos o adicionales reconocidos en el contrato cuando aplican según las condiciones del servicio.
Discriminar bien los conceptos no es solo una formalidad: es lo que permite que la EPS audite el cobro contra la autorización y lo que sustenta el valor total de la factura frente a una eventual glosa.
El ciclo completo de facturación a EPS, paso a paso
Reuniendo todo lo anterior, así se ve el ciclo de facturación de transporte de salud a una EPS, desde el traslado ejecutado hasta el paquete radicado:
Pre-facturación
Se agrupan los traslados ejecutados del período por cliente, EPS y autorización, depurando cancelados y duplicados antes de emitir cualquier documento legal.
Cálculo de tarifas
Cada traslado se valora con la tarifa negociada por cliente/EPS y régimen, según la norma vigente y las condiciones del contrato.
Conceptos
Se discriminan los conceptos del cobro: servicio de traslado, acompañante autorizado y complementarios cuando aplican.
Factura electrónica DIAN
Se genera la factura electrónica de venta ante la DIAN, con su CUFE y firma digital, dejando el documento legalmente válido.
Generación de RIPS
Se producen los RIPS asociados a la factura siguiendo la malla FEV vigente, describiendo cada servicio prestado a cada usuario.
Radicación del paquete
Se radica ante la EPS el paquete completo: factura electrónica, RIPS y soportes, en las condiciones acordadas con la entidad.
Factura electrónica y RIPS: el paquete que la EPS espera
La factura a la EPS es una factura electrónica de venta de servicios de salud: debe generarse ante la DIAN, recibir su CUFE y su firma digital para tener validez. Pero la factura por sí sola no basta para que la EPS reconozca el cobro.
Junto a ella deben generarse los RIPS (Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud) siguiendo la malla FEV vigente. Los RIPS describen cada servicio prestado a cada usuario y son el detalle que la entidad usa para validar el cobro contra las autorizaciones. Cuando factura y RIPS se construyen a partir de la misma fuente —los traslados ejecutados— se elimina la inconsistencia entre ambos, que es una causa habitual de devoluciones.
Radicación y notas crédito por ajustes
Con la factura electrónica generada y los RIPS listos, se arma y se radica el paquete completo —factura, RIPS y soportes— ante la EPS, en las condiciones y plazos que cada entidad establece. Una radicación ordenada, con todos sus componentes coherentes entre sí, es lo que acelera el reconocimiento del cobro y reduce la cartera pendiente.
Cuando hay que corregir algo después de radicado —un valor, un concepto o un ajuste solicitado por la EPS— el mecanismo correcto es la nota crédito, que referencia la factura original y deja trazabilidad del cambio. Gestionar bien las notas crédito por ajustes es clave para responder a glosas sin perder el control de lo facturado.
Cómo SIGD hace todo esto de punta a punta
SIGD es uno de los procesos de facturación más completos y modernos para transporte especial de salud en Colombia porque conecta la operación con el cobro: cada traslado que se ejecuta queda listo para facturar, sin re-digitar datos. Esa conexión entre la operación y la facturación es la pieza clave para facturar a tiempo y sin errores.
En la práctica, SIGD convierte cada traslado ejecutado en factura electrónica y RIPS, agrupando por tarifas y conceptos sin digitar dos veces. Su proceso cubre el ciclo entero:
- Pre-facturación automática de los traslados ejecutados, agrupados por cliente, EPS y autorización.
- Tarificación según las tarifas negociadas por cliente/EPS y régimen, aplicadas de forma consistente a todo el período.
- Conceptos discriminados —servicio, acompañante y complementarios— en cada traslado.
- Factura electrónica de venta ante la DIAN con CUFE y firma, generada desde la misma fuente operativa.
- RIPS según la malla FEV vigente, coherentes con la factura, sin armarlos por separado.
- Radicación del paquete (factura + RIPS + soportes) y notas crédito para los ajustes posteriores.
El resultado es un flujo de punta a punta en el que la información se captura una sola vez, en la operación, y se reutiliza en cada etapa de la facturación a la EPS. Eso reduce los errores que generan glosas y mantiene la cartera bajo control.
Preguntas frecuentes sobre facturar transporte de salud a las EPS
Gestiova S.A.S — Cali, Colombia
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